MANAGEMENT FUNCTIONS IN LABORATORY

Laboratorium merupakan bagian integral dari bidang akademik, sehingga dalam manajemen laboratorium memerlukan perencanaan seiring dengan perencanaan akademik. Laboratorium mempunyai peranan yang amat besar dalam penentuan mutu pendidikan karena laboratoriumlah yang menghasilkan karya-karya ilmiah yang membanggakan, yang mana tak dapat dihasilkan oleh institusi lainnya. Sehingga dalam perguruan tinggi yang bermutu, laboratorium menjadi bagian yang sangat dikedepankan.

Untuk mengelola laboratorium yang baik harus dipahami perangkat-perangkat manajemen

laboratorium, yaitu:

1. Tata ruang

2. Alat yang baik dan terkalibrasi

3. Infrastruktur

4. Administrasi laboratorium

5. Organisasi laboratorium

6. Fasilitas pendanaan

7. Inventarisasi dan keamanan

8. Pengamanan laboratorium

9. Disiplin yang tinggi

10. Keterampilan SDM

11. Peraturan dasar

12. Penanganan masalah umum

13. Jenis-jenis pekerjaan.

Semua perangkat-perangkat tersebut di atas, jika dikelola secara optimal akan mendukung terwujudnya penerapan manajemen laboratorium yang baik. Dengan demikian manajemen laboratorium dapat dipahami sebagai suatu tindakan pengelolaan yang kompleks dan terarah, sejak dari perencanaan tata ruang sampai dengan perencanaan semua perangkat penunjang lainnya.

Manual Prosedur Pengelolaan Laboratorium merupakan serangkaian tindakan yang mana harus dilakukan oleh pengelola laboratorium agar dapat menjamin mutu dari laboratorium bisa dilaksanakan dengan baik. Tindakan tersebut dapat meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, serta penyempurnaan laboratorium. Prosedur pengelolaan laboratorium merupakan semua langkah yang harus dilakukan oleh pengelola laboratorium agar laboratorium yang dikelolanya bermutu bagus. Langkah-langkahnya meliputi, perncanaan, pelaksanaan, pengendalian, serta penyempurnaan (P4).

Pengelolaan laboratorium merupakan kegiatan menggerakkan sekelompok orang, keuangan, peralatan, fasilitas, serta segala objek fisik lainya dengan efektif serta efisien agar mencapai tujuan ataupun sasaran tertentu yang diharapkan secara optimal.

1.      Perencanaan

Merupakan pemikiran yang sistematis, analitis, logis tentang semua kegiatan yang harus dilakukan, langkah-langkah, metode, sdm, tenaga, serta dana yang dibutuhkan agar mencapai tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Fungsi perencanaan (planning) meliputi pendefinisian tujuan suatu organisasi,  penentuan strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan tersebut, dan pengembangan serangkaian rencana komprehensif untuk menggabung dan mengoordinasasi berbagai aktivitas.

Seorang manajer yang efektif hendaknya sadar bahwa isi porsi dari waktu yang tersedia baginya diabdikan untuk menyusun berbagai rencana. Bagi manajer personal, perencanaan berarti menetapkan terlebih dahulu program-program kepegawaian yang dapat memberi andil terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan organisasi. Tujuan atau sasaran sering kali ditetapkan secara bersamaan dengan proses perencanaan. Setelah mengetahui sasaran yang akan dituju maka supervisor harus membuat rencana untuk mencapainya. Aktivitas perencanaan meliputi :

1.      Menganalisis situasi-situasi saat ini,

2.      Mengantisipasi masa depan,

3.      Menentukan sasaran-sasaran,

4.      Menentukan jenis aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan perusahaan,

5.      Memilih strategi-strategi korporat dan bisnis, dan

6.      Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Perencanaan mengatur situasi untuk bertindak dan untuk pencapaian-pencapaian yang utama. Kegiatan biasanya didasarkan pada suatu metode, rencana atau logika tertentu, sehingga perlu direncanakan.

       

        2.       Pengorganisasian (organizing)

Dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Setelah program-program disusun dan ditetapkan, perlu dibentuk organisasi yang akan melaksanakan program-program tadi. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, mnajemen personal harus membentuk organisasi dengan cara merancang struktur yang menggambarkan hubungan antar tugas-tugas, antara pegawai, dan antar-antar factor fisik.

Pengorganisasian adalah proses yang meliputi penentuan tugas yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan tugas tersebut, bagaimana mengelompokkan tugas tersebut, siapa melapor kepada siapa, dan dimana kepusan-keputusan itu dibuat. Dalam hal pengorganisasian tugas supervisor adalah membagi pekerjaan kepada anggota kelompoknya.  Pengorganisasian (organizing) adalah mengumpulkan dan mengoordinasikan manusia, keuangan, hal-hal fisik, hal yang bersifat informasi, dan sumber daya lainnya yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Aktivitas-aktivitas pengorganisasian, yaitu :

1.      Menarik orang-orang ke dalam perusahaan,

2.      Menentukan tanggung jawab pekerjaan,

3.      Mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit kerja,

4.      Menyusun dan mengalokasikan sumber daya,

5.      Menciptakan kondisi yang memungkinkan orang-orang dan hal-hal lainnya bekerja sama untuk mencapai kesuksesan maksimum.

Fungsi pengorganisasian sebagai mencipatakan sebuah organisasi yang dinamis. Secara historis, pengorganisasian meliputi menciptakan sebuah bagan organisasi dengan mengidentifikasi fungsi-fungsi bisnis, membangun hubungan-hubungan pelaporan, dan memiliki departemen personalia yang mengurus rencana-rencana, program-program dan kertas kerja.

Pada masa sekarang dan mendatang, para manajer yang efektif akan menggunakan bentuk-bentuk pengorganisasian yang baru dan memandang orang-orang mereka mungkin sebagai sumber daya yang paling berharga. Mereka akan membangun organisasi yang adaptif dan fleksibel, khususnya sebagai respon terhadap ancaman-ancaman persaingan dan kebutuhan konsumen. Praktik-praktik sumber daya manusia yang semakin maju, menarik, dan mempertahankan orang-orang yang sangat baik dari sebuah populasi yang sangat beragam, akan menjadi aspek-aspek penting dari perusahaan yang berhasil. Para manajer mengkoordinasikan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Bila pekerjaan makin terpadu dan terkoordinasi, organisasi pun akan makin efektif.

Secara khusus, pengorganisasian mencakup penentuan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktivitas dan sumber daya. Salah satu pengahalang utama yang dihadapi adalah hierarki yang kaku dan birokratis yang menyebabkan adanya pemikiran yang picik dan keterbatasan inovasi. Sehingga menciptakan suatu organisasi yang yang lebih organik dan fleksibel yang pada akhirnya menjadi lebih responsive dan melihat kedepan. Elemen-elemen dasar dari pengorganisasian yaitu seperti perancangan pekerjaan, departementalisasi, hubungan otoritas, rentang kendali, serta peran lini dan staf.

         3.      Pengendalian (Controlling)

Atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Supervisor harus tetap menjaga agar semua anak buah bergerak dalam rel yang benar dan menuju sasaran. Salah satu cara untuk mengendalikan anak buah adalah dengan memeriksa laporan mereka.

Pengendalian berfungsi untuk memantau aktivitas untuk memastikan aktivitas tersebut diselesaikan seperti yang telah direncanakan dan membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang signifikan. Kegiatan-kegiatan yang yang biasa dilakukan dalam proses pengendalian berupa observasi terhadap kegiatan-kegiatan dengan perencanaan. Disamping itu, juga melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi selama rencana sedang dijalankan. Berarti para manajer berusaha agar perusahaan bergerak kearah tujuannya. Apabila ada bagian organisasi yang bergerak ke arah yang salah, para manajer berusaha untuk mencari penyebabnya dan kemudian mengarahkan kembali ke tujuan yang sesuai.

Pengendalian merupakan fungsi manajemen untuk memantau kinerja dan mengimplementasikan perubahan-perubahan yang diperlukan. Melakukan pemantauan adalah aspek penting dari pengendalian. Kegagalan-kegagalan pengawasan dapat muncul dalam berbagai bentuk. Fungsi pengawasan memastikan agar tujuan-tujuan dapat dicapai. Fungsi ini bertanya dan menjawab pertanyaan. Fungsi ini melakukan penyesuaian-penyesuaian jika diperlukan. Organisasi-organisasi yang berhasil, baik besar maupun kecil, memberikan perhatian yang cermat pada fungsi pengawasan.

Pengawasan harus tetap dijalankan. Akan tetapi, teknologi dan inovasi-inovasi yang baru lainnya menjadikan kita dapat melakukan pengawasan dengan cara-cara yang lebih efektif, membantu semua orang di dalam perusahaan melintasi batas perusahaan (termasuk konsumen dan para pemasok), menggunakan otak mereka, belajar, memberikan berbagai konstribusi yang baru, dan membantu organisasi berubah dalam cara-cara yang akan membentuk masa depan yang sukses. 

Dalam pengunaan laboratorium baik digunakan untuk praktikum ataupun penelitian harus menyerahkan jadwal pennguanannya terlebih dahulu, hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam penggunaan laboratorium. Selain itu kita juga harus menggunakan peralatan laboratorium saat menggunakan laboratorium, seperti jas, masker, serta sarung tangan (bila diperlukan) dan juga mengikuti semua prosedur peminjaman alat serta permintaan bahan yang berlaku. Secara umum laboratorium mempunyai fungsi diantaranya :

1.      Tempat dilakukannya percobaan. Alat-alat laboratorium serta bahan-bahan praktikum tidaklah mungkin diletakkan dlam kelas maka dari itu percobaan dilakukan di dalam laboratorium

2.      Tempat penunjang kegiatan kelas. Dengan adanya kegiatan pembelajaran di laboratorium ini, maka siswa / mahasiswa dapat mengamati gajala-gejala yang terjadi pada percobaan secara langsung, bukan hanya belajar menurut teori yang ada saja.

3.      Sebagai tempat display atau pemeran. Laboratorium juga bisa dipergunakan sebagai tempat pameran atau display dari hasil-hasil percobaan /penelitian yang telah kita lakukan. Sehingga dapat memotivasi untuk penelitian ataupun percobaam yang lebih baik lagi.

4.      Tempat koleksi sejumlah spesies langka. Dengan adanya koleksi ini memudahkan kita dalam melakukan pengamatan terhadap beberapa spesies yang sulit untuk ditemukan.

5.      Sebagai museum mini. Hasil dari penelitian serta sejumlah spesies langka dpaat kita kumpulkan serta diklasifikasikan, sehingga laboratorium dapat kita gunakan sebagai museum mini.

Menurut Soejitno (1983) secara garis besar fungsi laboratorium adalah sebagai berikut : 

     1.  Memberikan kelengkapan bagi pelajaran teori yang telah diterima sehingga antara teori dan praktik bukan merupakan dua hal yang terpisah. Keduanya saling kaji-mengkaji dan saling mencari dasar          
    2. Memberikan keterampilan kerja ilmiah bagi mahasiswa/ siswa           
    3. Memberikan dan memupuk keberanian untuk mencari hakikat kebenaran ilmiah dari sesuatu obyek dalam lingkungan alam dan lingkungan sosial      

     4. Penambah keterampilan dalam menggunakan alat dan media yang tersedia untuk mencari dan menemukan kebenaran 

        5. Memupuk rasa ingin tahu mahasiswa/ siswa sebagai modal sikap ilmiah seorang calon ilmuwan

Dari penjelasan diatas masih ada beberapa hal yang membuat penulis ragu, ada baiknya kita berdiskusi mengenai beberapa hal yang penulis ragukan tersebut. diantaranya:

1. Kita pasti sudah tau fungsi manejemen laboratorium dari banyak artikel yang sudah dibaca. namun apa saja bagian-bagian dari manajemen laboratorium itu? apakah hanya sebatas manajemen (pengelola) atau ada yang lain!

2. Apa sajakah hal-hal yang dapat meningkatkan kualitas dari fungsi manajemen laboratorium tersebut?

3. Jika pembaca menjadi salah satu bagian yang berpengaruh untuk peningkatan mutu laboratorium, hal apa yang akan pembaca lakukan untuk peningkatan mutu lab tersebut? Terutama pada sitem organisasi laboratorium.